Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях» (с изменениями и дополнениями от 30.11.2024 г.)
должность, инициалы, фамилия
2. ____________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
______________________________________________________
1. Неиспользованную печатно-бланочную продукцию, подлежащую защите, (отдельно по видам) серии ____ с № ___ по № ___ в количестве ______ экземпляров.
(цифрами и прописью)
2. Акты о выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите
___________________________________________________________________________________.
(даты, номера, количество экземпляров актов по видам бланков)
Печати с изображением Государственного Герба Республики Казахстан в
количестве _____________________________ штук.
(цифрами и прописью)
4. Штампы с изображением Государственного Герба Республики Казахстан в количестве _____________________________ штук.
(цифрами и прописью)
5. Средства защиты документов: __________________________________
наименования средств защиты) в количестве __________________ штук.
(цифрами и прописью)
6. Регистрационные учетные формы:
______________________________________________________________
(виды регистрационных учетных форм, их номера
______________________________________________________________
по номенклатуре дел, номера томов, даты первой и последней записи, количество листов)
Состояние учетной работы с печатно-бланочной продукцией, печатями, штампами, подлежащими защите, и средствами защиты документов ____________________________________________________________________
(общая характеристика состояния учетной работы)
Передал (а) __________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Принял (а) ___________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)
Председатель комиссии подпись расшифровка подписи
Члены комиссии подпись расшифровка подписи
Формат А4 (210Х297)
Приложение 22
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
_____________________________________
название организации
АКТ
| ___________________ (дата) Место издания (на государственном или ином языке) | № ___________ | |
| Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата | ||
| О выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите |
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № _____________________
«О проведении проверки..» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии
_____________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
Члены комиссии:
1. ___________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
2. ___________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
_____________________________________________________
Отобраны к уничтожению испорченные экземпляры следующих видов печатно-бланочной продукции, подлежащей защите:
| № п.п. | Наименование вида печатно-бланочной продукции, подлежащей защите | Серия и номера экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите | Количество испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
|
|
|
|
|
Итого __________________________ испорченных экземпляров печатно-бланочной
(цифрами и прописью)
продукции, подлежащей защите.
Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)
Председатель комиссии ______________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии ___________________________ Расшифровка подписей
(личные подписи)
Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, внесены, испорченные экземпляры в количестве ____________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
уничтожены путем ___________________________.
(вид уничтожения)
Наименование должности __________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210Х297)
Приложение 23
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
____________________________________________
название организации
АКТ
| ___________________ (дата) Место издания (на государственном или ином языке) | № ___________ | |
| Утверждаю Наименование должности руководителя организации ___________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата | ||
| О выделении к уничтожению печатей и штампов, подлежащих защите |
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № _____________________
«О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии _____________________________________
должность, инициалы, фамилия
Члены комиссии:
1._________________________________________________________
должность, фамилия, инициалы
2. _________________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
___________________________________________________________
Отобраны к уничтожению следующие печати и штампы, подлежащие защите:
| № п.п. | Наименование | Количество | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|
|
|
|
|
Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле № 2 экземпляр: (адресат)
Председатель комиссии ____________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии __________________________ Расшифровка подписей
(личные подписи)
Отметки в журнал внесены, печати и штампы, подлежащие защите, в количестве
________________________ штук уничтожены путем ________________________.
(цифрами и прописью) (вид уничтожения)
Наименование должности ____________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210Х297)
Приложение 24
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
_________________________________________________
название организации
АКТ
| ___________________ (дата) Место издания (на государственном или ином языке) | № ___________ | |
| Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата | ||
| О выделении к уничтожению средств защиты документов |
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № _____________________
«О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии _______________________________
должность, инициалы, фамилия,
Члены комиссии:
1. __________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
2. __________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
Отобраны к уничтожению следующие виды средств защиты документов:
| № п.п. | Наименование | Количество | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|
|
|
|
|
Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)
Председатель комиссии ____________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии __________________________ Расшифровка подписей
(личные подписи)
Отметки в журналы учета № __ внесены, средства защиты документов уничтожены
путем _____________________________.
(виды уничтожения)
Наименование должности __________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210Х297)
Приложение 25
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
____________________________________________________
название государственной организации
АКТ
| ___________________ (дата) Место издания (на государственном или ином языке) | № ___________ | |
| Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата | ||
| О выделении к уничтожению неиспользованной печатно-бланочной продукции, подлежащей защите |
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ___________________
«О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии ____________________
должность, инициалы, фамилия
Члены комиссии:
1. __________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
2. __________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
Отобраны к уничтожению утратившие в связи
_______________________________ ____________________________
(ликвидацией, реорганизацией) (официальное наименование
__________________________ практическое значение следующие виды
государственного органа (организации)
неиспользованной печатно-бланочной продукции:
| № п.п. | Наименование вида печатно-бланочной продукции | Серия и номера экземпляров печатно-бланочной продукции | Количество неиспользованных экземпляров | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Итого ______________________ неиспользованных экземпляров печатно-бланочной
(цифрами и прописью)
продукции, подлежащей защите.
Председатель комиссии _______________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии _____________________________ Расшифровка подписей
(личные подписи)
Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции внесены,
неиспользованные экземпляры в количестве ____________ весом ____ кг
(цифрами и прописью)
уничтожены путем _________________________.
(вид уничтожения)
Наименование должности ______________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210Х297)
Приложение 26
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Официальное наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номер пункта по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
| ||||
|
| ||||
|
|
|
|
|
|
Наименование должности руководителя __________________ Расшифровка
|
| службы ДОУ | (личная подпись) | |
|
| подписи дата | ||
|
| Согласована | Согласована | |
|
| протоколом ЦЭК (ЭК) | протоколом ЭПК | |
|
| организации | государственного архивного учреждения | |
|
| (дата и номер протокола) | (дата и номер протокола) | |
|
| Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году | ||
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| Итого: | |||
Наименование должности руководителя _____________________ Расшифровка
службы ДОУ подписи (личная подпись) дата
Итоговые сведения переданы в архив организации.
Наименование должности работника, _______________________ Расшифровка
передавшего сведения _____________________ подписи
(личная подпись) дата
Формат А4 (210Х297)
Приложение 27
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
Фонд № ________ Опись № ________ Дело № ________
В дело подшито и пронумеровано _________________ лист (ов), в том числе:
литерные № листов _________________________________________________
пропущенные № листов _____________________________________________
пронумерованные чистые листы ______________________________________
листов внутренней описи ____________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации
___________________________________________________________
разновидности документов и их количество)
| Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела | № листов |
| 1 | 2 |
| 1. Брошюры и иные печатные издания 2. Листовки 3. Вырезки из газет 4. Открытки 5. Конверты 6. Марки почтовые 7. Марки гербовые 8. Штемпели почтовые и иные 9. Специальные почтовые отметки 10. Сургучные, мастичные печати 11. Фотодокументы 12. Карты, планы, чертежи и иная научно-техническая документация 13. Рисунки, гравюры, акварели 14. Автографы видных деятелей 15. Склеенные листы 16. Утрата части листов 17. Угасающий текст |
| Наименование должности лица, заполнившего лист-заверитель дела
| Расшифровка ____________________ подписи (личная подпись) дата |
Примечание.
1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.
3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и иные), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе- заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
Формат А4 (210Х297)
Приложение 28
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ___
| № п/п | Делопроизводственный индекс | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
| |||||
|
| |||||
|
| |||||
|
| |||||
|
| |||||
|
| |||||
|
|
|
|
|
|
|
Итого ___________________________________________ листов документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
заполнившего внутреннюю опись Расшифровка
документов дела ___________________________ подписи
(личная подпись) дата
Формат А4 (210Х297)
Приложение 29
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Опись дел структурного подразделения организации
| Официальное наименование структурного подразделения организации | Утверждаю Наименование должности структурного подразделения |
______________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Опись № _______ за _________год (ы)
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Крайние даты (тома, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено ____________________________ дел с № __ по №__, в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Расшифровка
составителя описи ________________________________ подписи
(личная подпись)
дата
Руководитель службы Расшифровка
ДОУ ________________________________ подписи
(личная подпись)
дата
Работник Расшифровка
архива организации ________________________________ подписи
(личная подпись)
дата
Примечание.
В описи дел постоянного хранения графу 5 не заполняют.
Формат А4 (210Х297)
Приложение 30
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Утверждаю
__________________________
(наименование организации)
__________________________
(наименование должности
руководителя структурного
подразделения организации)
__________________________
(наименование структурного
подразделения организации)
__________________________
(инициалы, фамилия)
__________________________
(дата)
Опись
№ __________________________
электронных дел _________________________
(наименование категории дел) за ____________________ год
| № п/п | Индекс электронного дела | Название раздела, заголовок Электронного дела | Крайние даты электронного дела | Количество документов в электронном деле | Объем документов в электронном виде электронного дела | Срок хранения Электроного дела* | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено _______________________________________________
электронных дел с № ________ по № ________
(наименование должности,
________________________________________
фамилия и инициалы составителя описи)
______________